PERSEDIAAN DALAM USAHA RITEL ( Jurnal Refleksi 7)

Inventori adalah pusat dari sebuah bisnis. Tanpa inventori tidak ada yang diperdagangkan. Bisa juga inventori itu sebagai awal dari sebuah bisnis.

ITO (Inventory Turn Over) adalah perputaran barang dagangan. Inventori yang sudah dibeli masuk ketoko, dipajang untuk dijual ke pelanggan akan menghasilkan uang tunai bagi peritel. Peritel bisa memesan kembali inventori yang terjual tanpa harus membayar sekarang juga karena memiliki tenggang waktu pembayaran oleh pemasok. Artinya uang tunai yang diterima peritel tidak perlu keluar segera, melainkan masuk ke rekening bank perusahaan setiap hari. Demikian terus menerus akan terjadi siklus antara inventori yang dibeli, masuk ke toko, dijual, dan kemudian dibelikan inventori lagi. Siklus ini disebut ITO/ inventory turn over.

 Rumus perbandingan rata-rata inventory dngan sales yaitu :
ITO = Average Inventory / Sales x 30 hari
Semakin cepat perputaran barang (ITO) maka semakin sehat bisnis ritel tersebut.

Inventori ( barang dagangan) lebih mudah dibentuk daripada dijual, karena itu kita harus bijaksana dalam mengatur kas kita untuk mengadakan inventori. Angka ITO adalah angka yang terbentuk dari kombinasi begitu banyak barang. Ada barang-barang yang terkelompok sebagai barang fast moving items ( barang yang perputarannya cepat) ada slow moving items (barang yang perputarannya lambat).

Bahaya kehilangan fast moving items (FMI) yaitu :
- Jika FMI tidak tersedia di rak toko maka hilangnya potensi penjualan tidak bisa dihitung dengan pasti karena kita tidak tahu berapa banyak potensi penjualan yang hilang selama barang tersebut tidak ada di pajangan.
- Tidak tersedianya FMI dalam beberapa kali saja sudah cukup untuk mengakibatkan hilangnya pelanggan kita.

Kelebihan inventori bisa kita hitung dengan menghitung nilai dari barang yang berlebihan lalu dan lamanya kelebihan inventori ditangan kita. Jika untuk membayar itu kita harus meminjam uang di Bank maka akan ada bunganya, jadi perhitungannya beban inventori selama barang belum terjual

# KARTU STOCK
Prinsip kartu stock adalah pencatatan pergerakan transaksi keluar masuk satu item yang mengidentifikasi tipe transaksi (masuk dari supplier, masuk dari retur outlet, keluar ke outlet, keluar disposal / rusak, keluar untuk pemakaian tertentu, dll) lengkap dengan jam transaksi, jumlah barang, keterangan tujuan / asal barang.

Kartu stock menjadi penting sebagai dokumentasi persediaan yang menjadikan pekerja / karyawan dapat memonitor setiap item yang terdapat pada sebuah gudang. Pencatatan kartu stock sejauh yang saya kenal sangat efektif untuk melacak terjadinya “kejanggalan” persediaan yang terjadi karena kelalaian karyawan atau kesalahan sistem.

Idealnya kartus stock di “create” /terekam secara otomatis ketika ada transaksi keluar masuk satu item pada gudang. Layaknya prinsip buku tabungan, setiap ada pengambilan, pembayaran, tabungan, maka saldo tabungan langsung berkurang/bertambah secara otomatis (sedapat mungkin tercatat secara “real time”). Hal ini harus didukung adanya sistem yang terinstal pada sistem pergudangan. Jika tidak melalui sistem maka pilihan yang ada tentunya dilakukan secara manual, baik pencatatan di kertas maupun diinput dalam program terpisah seperti Microsoft Excel. Opsi manual ini sangat rentan oleh kesalahan karyawan yang melakukan pencatatan, terlebih jika item yang harus dicatat kartu stock cukup banyak.

Tidak dapat dipungkiri jika di dalam gudang selalu ada “tikus-tikus” yang bermain dengan melakukan manipulasi terhadap data dan fisik barang. Sebagai contoh oknum petugas administrasi yang melakukan “key in” penerimaan barang dari supplier namun secara riil tidak menerima fisik barang. Atau contoh kasus lain, melakukan “key in” pengeluaran barang lebih sedikit dibandingkan fisik, melakukan revisi terhadap transaksi, dan sejumlah trick manipulasi lainnya. Dalam sistem yang terkomputerisasi, kartu stock akan merekam semua transaksi sehingga historical suatu item dapat diketahui.

Kartu stock ini menyimpan historical transaksi pada satu item, namun bagi para pekerja yang bertanggung jawab terhadap akurasi stock, kartu stock memiliki fungsi yang sangat penting yaitu sebagai dokumen kendali untuk melakukan pelacakan terhadap pergerakan barang. Kartu stock dapat diaudit dan dibandingkan dengan dokumen penerimaan/pengeluaran (yang di file oleh administrasi) untuk mencegah “manipulasi” oknum-oknum pekerja gudang.